Gestión IT
Cambiar de proveedor informático: qué revisar para un traspaso ordenado
Cambiar de proveedor debería ser una transición ordenada, no una investigación para descubrir contraseñas, licencias y dependencias a mitad del camino. Esta guía reúne lo que conviene tener atado antes, durante y después del cambio.
Callsoft · Guía práctica para empresas · 9 min de lectura · Actualizada el
Por qué un cambio de proveedor se complica
Cambiar de proveedor informático casi nunca falla por la parte técnica. Falla porque nadie sabe con certeza qué hay, quién lo controla y a nombre de quién está. Si la relación con el proveedor anterior se enfría, cada contraseña que falta es una espera.
Estos problemas se acumulan en silencio durante años: el dominio se registra con un correo personal para ir más rápido, las licencias se compran a través de la cuenta del técnico y la configuración del firewall solo está en su cabeza.
Estas son situaciones típicas que aparecen al empezar un traspaso:
- Dominio a nombre de otro: el dominio de la empresa figura como propiedad del técnico o de la empresa que lo gestionaba, y renovarlo o moverlo depende de su colaboración.
- Administrador único: la única cuenta con permisos totales sobre Microsoft 365 o sobre el firewall es la del proveedor saliente.
- Copias sin comprobar: hay copias de seguridad, pero nadie sabe qué incluyen ni cuándo se probó una restauración por última vez.
- Licencias sin rastro: se pagan suscripciones cada mes o cada año sin saber cuántas se usan ni qué contrato las respalda.
En la práctica: Antes de hablar de proveedores, averigua qué controlas tú. Todo lo que dependa de la buena voluntad de un tercero es un riesgo, cambies o no.
Inventario: qué tienes y quién lo gestiona
El inventario es la base de todo lo demás. No hace falta una herramienta sofisticada: basta una hoja de cálculo que recoja cada elemento, quién lo administra y qué pasaría si fallara.
Conviene hacerlo por capas, de lo físico a lo contratado, para no dejar huecos:
- Equipos: ordenadores, portátiles, impresoras, servidores y equipos de red, con su usuario asignado y su garantía.
- Usuarios y cuentas: quién trabaja en la empresa, qué cuentas tiene y cuáles pertenecen a personas que ya no están.
- Servicios en la nube: Microsoft 365, correo, almacenamiento, software de gestión, telefonía y cualquier aplicación contratada por suscripción.
- Red y seguridad: conexión a internet, firewall (el equipo que filtra el tráfico entre tu red e internet), WiFi, VPN (el acceso remoto cifrado) y antivirus.
- Copias de seguridad: qué se copia, dónde, con qué frecuencia y con qué herramienta.
- Proveedores externos: quién da soporte a cada pieza, con qué contrato y cómo se le contacta.
En la práctica: Para cada elemento anota tres cosas: quién lo administra, a nombre de quién está y qué se para si falla. Con eso ya puedes priorizar el traspaso.
Cuentas de administrador a nombre de la empresa
Las cuentas de administrador son las llaves del negocio digital: permiten crear usuarios, leer buzones, cambiar la configuración de seguridad o borrar datos. Deben estar a nombre de la empresa y bajo su control, aunque el día a día lo lleve un proveedor.
La práctica sana es que el proveedor trabaje con sus propias cuentas nominales o con permisos delegados, y que la empresa conserve al menos una cuenta de administración propia, protegida con autenticación en dos pasos (MFA, un segundo factor además de la contraseña) y guardada en un lugar seguro.
Qué accesos revisar
Repasa cada servicio del inventario y comprueba que la empresa puede entrar sin ayuda del proveedor actual:
- Microsoft 365: cuenta de administrador global propia y lista de socios con permisos de administración delegada sobre tu entorno.
- Dominio y DNS: acceso al panel del registrador donde está contratado el dominio.
- Firewall, WiFi y equipos de red: usuario y contraseña de administración, y copia de la configuración.
- Servidores y virtualización: credenciales de administración y de las máquinas críticas.
- Consolas de copias y antivirus: acceso a la consola de gestión y al contrato con el fabricante o distribuidor.
Después del cambio, rotar
Una vez completado el traspaso, cambia las contraseñas compartidas, retira los permisos delegados del proveedor saliente y elimina sus cuentas. Es el cierre normal de una relación de servicio, como recoger las llaves de la oficina.
Dominios, DNS y correo
El dominio (tuempresa.es o tuempresa.com) es probablemente el activo digital más importante y el que más se descuida. De él dependen la web, el correo y a menudo el acceso a Microsoft 365. Si caduca o queda en manos equivocadas, el correo deja de llegar.
Comprueba en el registrador quién es el titular: debe ser la empresa, no una persona física ni el proveedor. Revisa también la fecha de renovación y el correo de contacto al que llegan los avisos; si ese correo es de alguien que ya no está, los avisos de caducidad se pierden.
El DNS es el directorio que dice a internet dónde está tu web y a qué servidor debe entregarse tu correo. Puede estar en el mismo registrador o en otro servicio. Antes del cambio, exporta o copia todos sus registros, en especial estos:
- MX: indica qué servidor recibe el correo del dominio.
- SPF, DKIM y DMARC: registros que autentican tu correo y evitan que acabe en spam o que otros envíen en tu nombre.
- Registros de Microsoft 365: los que verifican el dominio y permiten que Outlook se configure solo.
En la práctica: Un cambio de DNS mal hecho puede dejar a la empresa sin correo durante horas. Copia todos los registros antes de tocar nada y planifica los cambios fuera del horario de más actividad.
Licencias y suscripciones
En las licencias es donde más dinero se pierde si el cambio se planifica mal. Muchas se contratan a través de un distribuidor o socio del fabricante, que es quien las factura y a menudo quien puede modificarlas.
En Microsoft 365, por ejemplo, las licencias pueden estar compradas a través de un partner. Cambiar de partner es posible, pero las suscripciones con compromiso anual en general no pueden cancelarse a mitad del periodo. Conviene conocer las fechas de renovación antes de mover nada.
- Quién factura: identifica a qué empresa pagas cada licencia y bajo qué contrato.
- Fechas y compromisos: anota la fecha de renovación y si la suscripción es mensual o anual.
- Uso real: compara licencias pagadas con usuarios activos; el cambio es buen momento para ajustar.
- Titularidad: comprueba que las licencias perpetuas y las claves de software constan a nombre de la empresa.
- Contratos de soporte: garantías de servidores, mantenimiento de equipos de red y soporte del software de gestión.
Documentación y copias antes de tocar nada
La documentación evita que el conocimiento se vaya con el proveedor saliente. Basta con lo que otro técnico necesita para entender el entorno sin adivinar.
Lo mínimo que debería existir es un esquema de la red, la configuración de los equipos clave, las direcciones y rangos de red, las reglas del firewall, las tareas programadas y los procedimientos que solo conoce quien los montó. Pide también los contratos, las garantías y el historial de incidencias relevantes.
Una copia verificada antes del traspaso
Antes de tocar servicios críticos, asegúrate de que tienes una copia de seguridad reciente y de que se puede restaurar. Si la copia la gestionaba el proveedor saliente con su propia herramienta, confirma cómo vas a conservar el histórico y quién la vigila mientras dura la transición.
El traspaso: plan, contrato y salida
Un traspaso ordenado tiene un responsable, un calendario y un periodo de solapamiento. El cliente no debería coordinar cada pieza: alguien debe asumir la transición y dejar el nuevo entorno documentado.
Fases de un traspaso
El orden importa más que la velocidad. Una secuencia razonable es esta:
- Diagnóstico: el nuevo proveedor revisa el inventario, detecta lo que falta y prioriza riesgos.
- Accesos: la empresa recupera o confirma sus cuentas de administración antes de cualquier cambio.
- Solapamiento: durante un tiempo acordado ambos proveedores conviven y el saliente resuelve dudas.
- Cambios planificados: DNS, licencias, copias y monitorización se mueven por bloques, con marcha atrás prevista.
- Cierre: se retiran accesos del proveedor saliente, se rotan contraseñas y se entrega la documentación actualizada.
Contrato de salida y protección de datos
Lo ideal es pactar la salida al firmar el contrato, no al romperlo. Un buen contrato de mantenimiento recoge el preaviso, la obligación de entregar documentación y credenciales, y la colaboración razonable durante el traspaso.
Si el proveedor accede a datos personales de tu empresa, actúa como encargado del tratamiento según el RGPD, y el contrato de encargo debe decir qué hace con esos datos al terminar: devolverlos, destruirlos o ambas cosas. Pide confirmación por escrito cuando termine la relación.
En la práctica: Si estás contratando un proveedor nuevo, pregúntale desde el principio cómo sería el día que decidas marcharte. Un buen proveedor tiene esa respuesta clara.
Errores comunes y lista de comprobación
Los mismos problemas se repiten de un traspaso a otro. Conocerlos de antemano ahorra tiempo.
Errores que conviene evitar
- Cortar antes de recuperar accesos: comunicar la baja al proveedor antes de tener las cuentas de administración en tu poder.
- Mover el DNS sin copia: cambiar de servidor DNS sin haber copiado todos los registros, y descubrirlo cuando falla el correo.
- Olvidar las renovaciones: dejar que un dominio o una licencia caduque en plena transición porque los avisos llegaban al correo del proveedor saliente.
- Confiar en copias sin probar: dar por buena una copia de seguridad que nadie ha restaurado.
- No cerrar la puerta: dejar activas las cuentas y permisos del proveedor anterior meses después del cambio.
Lista de comprobación
Antes de dar el traspaso por terminado, repasa estos puntos:
- El inventario de equipos, usuarios, servicios y proveedores está completo y actualizado.
- La empresa tiene cuentas de administrador propias, con MFA, en Microsoft 365, dominio, firewall, servidores y copias.
- El dominio está a nombre de la empresa y los avisos de renovación llegan a un correo que se lee.
- Los registros DNS están copiados y documentados.
- Se conocen el proveedor, las fechas y el compromiso de cada licencia.
- Hay una copia de seguridad reciente y una restauración comprobada.
- La documentación de red, configuraciones y procedimientos está entregada.
- Se han retirado los accesos del proveedor saliente y se han cambiado las contraseñas compartidas.
- Se ha confirmado por escrito la devolución o destrucción de los datos personales.
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