Microsoft 365
¿Microsoft 365 hace copias de seguridad de tus datos?
Microsoft diseña su plataforma para que el servicio esté disponible. Eso no es lo mismo que conservar una copia independiente de todo lo que una empresa puede necesitar recuperar. Esta guía explica qué hace Microsoft, qué te toca a ti y qué pedir a una copia de seguridad de Microsoft 365.
Callsoft · Guía práctica para empresas · 8 min de lectura · Actualizada el
Disponibilidad y backup son problemas distintos
Microsoft replica los datos de Exchange Online, OneDrive y SharePoint en varios centros de datos para que el servicio siga funcionando aunque falle un disco, un servidor o un edificio entero. Eso protege frente a sus propios fallos de infraestructura.
Pero la replicación copia todo, incluidos los errores. Si un usuario borra una carpeta, si un ransomware cifra los archivos sincronizados en OneDrive o si alguien con acceso malintencionado vacía un buzón, ese cambio se replica igual de bien que cualquier otro. Que Exchange, OneDrive o SharePoint sigan funcionando no garantiza que puedas recuperar lo que se borró o se alteró.
Una copia de seguridad responde a otra pregunta: poder volver a un estado anterior de los datos, en el momento que tú elijas, aunque el cambio que quieres deshacer ya se haya propagado por todas partes.
En la práctica: la pregunta no es «¿está en la nube?», sino «si mañana necesito recuperar esto, ¿qué opciones tengo y quién se ocupa?».
El modelo de responsabilidad compartida
Todos los grandes servicios en la nube funcionan con un reparto de responsabilidades. Microsoft se ocupa de que la plataforma funcione. La empresa cliente sigue siendo responsable de sus datos y de cómo se usan.
- Microsoft responde de: la infraestructura, los centros de datos, la seguridad física, la disponibilidad del servicio y el software de la plataforma.
- La empresa responde de: sus datos, las cuentas y contraseñas, los permisos, la configuración de seguridad y lo que hacen sus usuarios y administradores.
Qué significa en la práctica
Microsoft ofrece herramientas para recuperar elementos borrados durante un tiempo limitado, pero no se compromete a restaurar tus datos más allá de lo que permitan sus papeleras y las retenciones que hayas configurado. Si el plazo ha pasado, o si el borrado lo hizo una cuenta con permisos, la recuperación depende de lo que tú hayas previsto.
Lo que Microsoft 365 ofrece de serie
Microsoft 365 incluye varias funciones que ayudan a recuperar información. Son útiles y conviene conocerlas, pero ninguna está pensada como copia de seguridad independiente. Los plazos exactos dependen del servicio, de la licencia y de la configuración, y Microsoft puede cambiarlos.
Papeleras
Exchange tiene la carpeta de elementos eliminados y, detrás, una zona de elementos recuperables. OneDrive y SharePoint tienen su propia papelera en dos niveles. Todo lo que entra ahí se conserva durante un periodo limitado y después se elimina de forma definitiva. Además, el usuario o un administrador pueden vaciarlas antes.
Historial de versiones y restauración
OneDrive y SharePoint guardan versiones anteriores de cada archivo y permiten devolver una biblioteca entera a un momento anterior dentro de una ventana de tiempo limitada. Ayuda mucho ante un cifrado reciente, pero la restauración es por biblioteca, afecta también a los cambios buenos y no llega más atrás de esa ventana.
Directivas de retención y retención por juicio
Con Microsoft Purview se puede obligar a conservar contenido durante un tiempo, aunque el usuario lo borre. Es una herramienta de cumplimiento, no de copia: los datos se quedan en el mismo servicio, recuperarlos exige búsquedas y exportaciones, y su alcance depende de la licencia y de que alguien lo haya configurado antes del problema.
Cuentas eliminadas
Cuando se elimina un usuario, su cuenta, su buzón y su OneDrive se pueden restaurar solo durante un plazo limitado. Pasado ese plazo, si no había retención ni copia, la información desaparece con la cuenta.
En la práctica: Microsoft también comercializa un servicio de copia propio, de pago aparte. Es una opción válida, aunque la copia se queda dentro de la misma plataforma y bajo la misma administración que los datos originales.
Situaciones en las que no basta con lo nativo
Estos son ejemplos genéricos de incidencias que se repiten en cualquier empresa que trabaja con Microsoft 365. En todas, las herramientas de serie pueden quedarse cortas.
- Borrado descubierto tarde: alguien elimina una carpeta del proyecto y nadie lo nota hasta que se necesita, cuando la papelera ya se ha vaciado.
- Baja de un empleado: se borra la cuenta para liberar la licencia y, meses después, hace falta un correo o un contrato que solo estaba en su buzón.
- Ransomware en un equipo: el cifrado se sincroniza con OneDrive y con las bibliotecas de SharePoint que ese usuario tenía abiertas.
- Cuenta comprometida: un atacante con la contraseña de un usuario borra o manipula correos y documentos para ocultar un fraude.
- Error de administración: un cambio de permisos, un script o una migración mal planteada borra o sobrescribe datos de muchos usuarios a la vez.
- Necesidad legal: una inspección, una reclamación o un procedimiento judicial obligan a aportar información de hace tiempo.
Qué conviene proteger y durante cuánto tiempo
El alcance de la copia se decide según el negocio, no según lo que es fácil copiar. Buzones, OneDrive, SharePoint y Teams pueden contener información crítica, y no siempre está donde uno cree.
- Exchange Online: buzones de usuario y compartidos, con calendarios y contactos.
- OneDrive: los documentos de trabajo de cada persona, que a menudo no están en ningún otro sitio.
- SharePoint: los sitios y bibliotecas de departamentos y proyectos, donde suele estar lo compartido.
- Teams: los archivos de los canales se guardan en SharePoint y los chats en otros lugares. No todas las herramientas de copia cubren los mensajes igual, así que conviene comprobarlo.
- Antiguos empleados: sus buzones y documentos, si la empresa necesita conservarlos después de la baja.
La retención
Cuánto tiempo guardar las copias depende de dos cosas: cuánto tardaríais en daros cuenta de un problema y qué obligaciones tiene la empresa de conservar documentación. La primera es técnica; la segunda conviene revisarla con vuestro asesor, porque cambia según el tipo de documento y el sector.
Qué pedir a una copia de Microsoft 365
Una copia de terceros guarda los datos fuera del entorno de Microsoft 365, con su propia administración y sus propias retenciones. Estos son los criterios para evaluarla.
- Independencia: la copia está en otra infraestructura y no se puede borrar con las credenciales de un administrador del tenant, el entorno de Microsoft 365 de la empresa.
- Automatización: varias copias al día, sin depender de que nadie las lance.
- Recuperación granular: poder restaurar desde un correo o un archivo concreto hasta un buzón o un sitio completo, sin que el usuario tenga que saber dónde estaba todo.
- Restauración a otro destino: recuperar en una ubicación distinta para no pisar los datos actuales, o exportar para entregar a un tercero.
- Seguridad del propio servicio: cifrado, acceso con autenticación en dos pasos (MFA) y registro de quién restaura qué.
- Ubicación y contrato: centros de datos en la Unión Europea y contrato de encargo del tratamiento, como exige el RGPD cuando un proveedor trata datos personales por cuenta de la empresa.
- Supervisión: avisos cuando una copia falla y alguien que los revisa.
Con qué trabajamos
En Callsoft trabajamos con dos partners oficiales. El plan superior de Hornetsecurity 365 Total Protection incluye el backup de Microsoft 365 junto con la formación de concienciación. Acronis Cyber Protect Cloud puede proteger Microsoft 365 en la misma consola que los equipos y servidores.
Errores comunes con los datos de Microsoft 365
Casi todos nacen de la misma idea equivocada: que estar en la nube equivale a estar copiado.
- Confiar en la papelera: sirve para el borrado de ayer, no para el que se descubre semanas después.
- Borrar cuentas para ahorrar licencias: sin copia o retención previa, la información del empleado desaparece con la cuenta.
- Copiar solo el correo: OneDrive, SharePoint y Teams suelen guardar más información crítica que los buzones.
- Administradores sin MFA: una cuenta de administración robada puede borrar datos, papeleras y retenciones.
- No probar nunca una restauración: la copia se descubre incompleta justo el día que se necesita.
- Avisos que nadie lee: una copia que falla en silencio durante semanas es lo mismo que no tener copia.
Lista de comprobación del backup de Microsoft 365
Si puedes responder «sí» a todas, tus datos de Microsoft 365 están razonablemente protegidos.
- ¿Sabes qué datos críticos hay en correo, OneDrive, SharePoint y Teams?
- ¿Existe una copia independiente de Microsoft 365, fuera del propio servicio?
- ¿La retención de esa copia cubre el tiempo que tardaríais en detectar un problema?
- ¿Se conservan los datos de los empleados que se van antes de eliminar su cuenta?
- ¿Todas las cuentas de administración tienen MFA?
- ¿Alguien revisa cada día el estado de las copias?
- ¿Se ha probado a restaurar un correo, un archivo y un sitio completo?
- ¿El proveedor de copia guarda los datos en la UE y ha firmado el contrato de encargo del tratamiento?
Servicio relacionado
Ver Backup y continuidad
